Factronics CA — GHL Configuration Sprint

Distribución de equipo industrial Pipeline: Soporte + Cotizaciones Bot: Facundo Idioma: Español Inicio: 2026-09-22
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Phase 0: Discovery & Strategy

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  • Confirmar en GHL que el tag del cliente es exactamente current-customer (guion medio)
  • Confirmar el mapeo de roles funcionales: Mariana (servicio) · Carla (ventas) · Michael (aprobación)
  • Validar cantidad de contactos cargados y la base con tag current-customer (cliente)
  • Confirmar decisión: suministro/consumible = tarea directa a Carla (no pipeline)
  • Revisar las 3 categorías fijas de clasificación (servicio · suministro · cotización)
  • Reportar al cliente las referencias a Linx en su sitio (Fiori Bruna, /expo/, 1 post)
Alcance fase 1 (reunión 2026-09-11): estructura base de clasificación + 2 pipelines · Bot: Facundo · Pre-check: tag current-customer
🔗 Cobertura de TASKS.md
Cada tarea del backlog del cliente mapeada al lugar del dashboard donde se ejecuta.
IDTareaPrioridadDónde se ejecutaEstado
FV-001Pipeline de tickets de soporte (1 visita = 1 ticket)AltaFase 3 + 06 / 02bConfig
FV-002Clasificación base de mensajes (3 categorías)AltaFase 4 + 03 + W1Config
FV-003Notificaciones Mariana/Carla + MichaelAlta05 + W1Config
FV-004Filtro existente/nuevo + gate de aprobación de MichaelAlta03 + W2Config
FV-005Canal formal (email) vs WhatsAppMediaW5 + 09Config
FV-006Publicar hub GHL + compartir enlaceMediaFuera del dashboard (proyecto aparte)—
FV-007Módulo "Ventas diarias"MediaFuera del dashboard—
FV-008Correo + prompt ejercicio de procesosAltaFuera del dashboard (Pablo)—
FV-009Integrar ~12 procesos documentadosMediaBloqueado (cliente) — futuro contexto—
📄

Strategy Brief

Estrategia aprobada (Checkpoint #1): cluster, bot, pipelines, routing, gate.

💬

Conversation Flow

Flujo completo del bot Facundo (Checkpoint #2) con DQ tipos A–E.

🏗️

Phase 1: Account Foundation

0/6 Pending ▼
  • Settings → Brand Kit. Subir logo horizontal (350×180px). Primary #0D70CC, secondary #00337A. Save.
  • Brand Kit: heading font Inter, body font Inter. Social: LinkedIn/Facebook/Instagram @factronicsca, YouTube. Subir favicon (logo square).
  • Settings → Integrations. Conectar Google Calendar, Gmail/SMTP, Facebook, Instagram, LinkedIn, WhatsApp, Google Business Profile. Verificar "Connected".
  • Settings → Domains → Connect Domain. Copiar registros DNS al proveedor y verificar en GHL (dominio a definir con el cliente).
  • Settings → Account. Timezone America/Caracas, idioma Español. SSL habilitado.
  • Settings → Tags. Crear los tags del Tags Map (categoría, routing, DQ, bot, workflow). Verificar el tag del cliente current-customer.
🏷️ Tags base
🟢 Cliente
current-customer
🔵 Categoría / servicio
svc-servicio-tecnicosvc-suministro-consumiblesvc-cotizacion-equipo
🟣 Routing
route-marianaroute-carlaroute-michael
🟠 Estados de negocio
new-leadapproval-pending
🔴 Descalificación
dq-out-of-scopedq-no-interestdq-vendordq-spamdq-jobs
💡 Ver artifacts/11_Tags_Map.html para cuándo se aplica/quita cada tag.
🎨

Brand Kit Preview

Logos reales, colores y tipografía — copiar a GHL Brand Kit.

🏷️

Tags Map

Todos los tags organizados por categoría — importar a GHL Tags.

📸Screenshots del tutorial para la base de la cuenta. Click para abrir en lightbox (flechas para navegar).
🗂️

Phase 2: Data Architecture

0/6 Pending ▼
  • Settings → Custom Fields. Crear TODOS los campos de contacto primero, luego los de oportunidad. Usar labels y keys exactos del artifact 03.
  • Settings → WhatsApp. Conectar el número +58 412-2222962. Luego Marketing → WhatsApp Templates → crear las plantillas (WA-1 a WA-9).
  • Settings → Integrations → Email Services. Configurar LeadConnector Email, crear dedicated domain y verificar SPF/DKIM.
  • Settings → Users → Add User para cada miembro del equipo (ver artifact 07). Luego Settings → Calendars → crear 3 calendarios con sus reglas.
  • Settings → Business Profile. Completar los 17 campos del artifact 13 (nombre, teléfono, dirección, horario, descripción, servicios).
  • Probar: crear contacto de prueba, verificar campos, enviar plantilla WhatsApp, agendar evento de calendario, verificar email.
📊

Custom Fields Table

Campos de contacto y oportunidad con tipos y keys.

💬

WhatsApp Templates

Plantillas de WhatsApp aprobadas (9).

📅

User & Calendar Config

15 usuarios + 3 calendarios.

🏪

Business Profile Settings

17 campos de Business Profile listos para copiar.

📸Screenshots del tutorial para la arquitectura de datos.
🔄

Phase 3: Pipeline & Imports

0/5 Pending ▼
  • Settings → Labs. Activar "Opportunity Forecasting".
  • Opportunities → Pipelines → Create Pipeline. Crear Soporte Técnico y Cotizaciones.
  • Agregar las etapas de cada pipeline desde el tab Stages (copiar nombre exacto).
  • Importar contactos existentes (CSV) — Contacts → Import. Mapear columnas a los custom fields. Verificar 5 de muestra.
  • Verificar la regla de ticket: 1 visita = 1 oportunidad; tema distinto = nueva numeración.
Pipeline visual — Soporte Técnico
🆕
Clasificado
Bot clasifica servicio
Bot · Fase 2
→
👤
Asignado
Asignado a Mariana
W1
→
🔧
En Atención
Visita técnica en curso
Humano
→
✅
Resuelto
Reporte entregado
STOPBOT
Pipeline visual — Cotizaciones
🆕
Lead Clasificado
Cotización / nuevo comprador
W1
→
🛑
En Aprobación (Michael)
Gate de propuesta
GATE
→
📤
Propuesta Enviada
Email formal enviado
W5
→
🤝
Negociación
Revisión de términos
Humano
Copiar estos nombres en GHL al crear cada pipeline.
🛠️ Soporte Técnico
#Stage NameProbabilityOwnerCopy
1Clasificado20%Bot → Mariana
2Asignado40%Mariana
3En Atención70%Mariana
4Resuelto100%Mariana
—Won100%GHL auto
—Lost0%GHL auto
💼 Cotizaciones
#Stage NameProbabilityOwnerCopy
1Lead Clasificado20%Carla / Michael
2En Aprobación (Michael)40%Michael
3Propuesta Enviada70%Carla
4Negociación85%Carla / Michael
—Won100%GHL auto
—Lost0%GHL auto
💡 Los nombres deben coincidir exactamente con el Bot Pipeline Map. Suministro/consumible = tarea directa a Carla, no pipeline.
🔄

Bot Pipeline Map

Mapeo salida del bot → pipeline / tarea.

📋

Pipeline Stage Map

Detalle de etapas de ambos pipelines con entry/exit.

📸Screenshots del tutorial para pipelines e importación.
🤖

Phase 4: AI Agent Bot — Facundo

0/7 Pending ▼
  • AI Agents → Knowledgebase → Add Source → Website URL: https://factronics.com.ve/. Excluir /expo/, posts USA en inglés, post con imagen Linx.
  • Knowledgebase → Add Source → Text. Pegar las 12 FAQ del artifact 14. Guardar como "FAQ - Factronics CA".
  • Subir el Marketing Brain HTML como documento: Add Source → File.
  • Crear el bot: nombre Facundo + seleccionar knowledgebase.
  • Configurar 🧠 Personality (tab) — pegar el prompt.
  • Configurar 🎯 Objective y 📋 Additional Info (tabs) — pegar los prompts.
  • Configurar ⚙️ Actions (7 acciones del panel) + probar el bot con un cliente (tag) y un contacto nuevo.
💡 El bot arranca en modo Off. Probar en Suggestive primero; pasar a Autopilot solo después de validar.
Copiar en el campo 🧠 Personality del bot (Nombre: Facundo).
🧠 Personalidad y Rol Eres Facundo, el asistente virtual de Factronics CA, distribuidores de equipo industrial de fin de línea en Venezuela desde 1986 (codificación Videojet, inspección Anritsu, marcado, temperatura y adhesivos). Hablas SIEMPRE en español de Venezuela. Tu tono es directo, cercano y profesional: frases cortas, una idea por frase. Eres un asistente de planta, no un vendedor agresivo. Rasgos clave: - Una sola pregunta por mensaje. Sin rodeos. - No mencionas que eres un bot ni una IA. - Usas {{contact.name}} si lo tienes; si no, lo pides. - Si el usuario se desvía, reconduces con una frase corta. REGLAS: - Sin guiones largos (em dash) ni cortos (en dash). Usa puntos, comas o "y". - Nunca mencionas la marca Linx. Solo Videojet si hablas de codificación. - Nunca prometes cumplimiento normativo. - Nunca inventas precios, disponibilidad ni plazos. REGLA DE ORO: primero clasificas la necesidad en una de las 3 categorías y la enrutas; no cierras ventas.
Copiar en el campo 🎯 Goal / Objetivo del bot.
🎯 Objetivo Tu meta es PRIMERO clasificar cada mensaje entrante y SEGUNDO dirigirlo al área correcta de Factronics en menos de 5 intercambios. Estructura de éxito OBLIGATORIA: 1. Saludo y datos: identificar si es cliente existente (tag current-customer) o preguntar si lo es. 2. El filtro: clasificar la necesidad en una de 3 categorías. 3. Diagnóstico específico: preguntas mínimas de calificación según la categoría. 4. Asignar: servicio → Mariana; suministro y cotización → Carla; notificar siempre a Michael. 5. Cierre: confirmar quién lo atenderá y recordar que los acuerdos se confirman por email. Regla de routing: - Contacto con tag current-customer → clasificación directa (no preguntar si es cliente). - Contacto nuevo que quiere comprar → conectar con Michael Hernandez. Comandos de salida: - Servicio asignado → STOPBOT_SERVICIO - Suministro / cotización asignada → STOPBOT_COMERCIAL - Nuevo comprador conectado → TRANSFERIR_A_MICHAEL - Descalificado → STOPBOT_DESCALIFICADO No cierras ventas. No das precios. Los temas técnicos complejos van al humano.
Copiar en el campo 📋 Additional Information. Arquitectura completa de la conversación.
🟡 FASE 0 — SALUDO INTELIGENTE LÓGICA INTERNA (NO mostrar al usuario): ✅ Tienes {{contact.name}} y {{contact.company_name}}: saluda + ve directo a la pregunta de cliente/clasificación. ✅ Tienes solo {{contact.name}}: saluda y pide la empresa cuando corresponda. ❌ No tienes datos: saludo estándar pidiendo el nombre. Si el usuario menciona un tema no relacionado → TRANSFERIR_A_HUMANO. 🔑 PRE-CHECK (silencioso): Si el contacto tiene el tag current-customer → NO preguntes si es cliente. Ve directo a la CLASIFICACIÓN. 🟢 PASO 1 — ¿ES CLIENTE? Pregunta: "¿Ya eres cliente de Factronics?" - Sí → clasificación. - No → "¿Qué necesitas hoy? ¿equipo, cotización o productos?": si es compra → conectar con Michael; si no → cierre cortés. 🟢 PASO 2 — CLASIFICACIÓN (3 categorías FIJAS, no inventes otras) Pregunta: "¿Qué necesitas hoy? 1) Servicio o asistencia técnica 2) Compra de suministros o consumibles 3) Cotización de equipo" - Guarda en: {{contact.categoria_solicitud}} - Servicio → pide equipo ({{contact.equipo_reportado}}), descripción ({{contact.descripcion_necesidad}}), urgencia ({{contact.urgencia}}) y tipo de ticket ({{contact.ticket_tipo}}: tema_nuevo/seguimiento). → Asigna Mariana. - Suministro → pide descripción + equipo + urgencia. → Asigna Carla (tarea directa). - Cotización → pide descripción + empresa + urgencia. → Asigna Carla. - Cierre: "Te contactará {{Mariana/Carla}}. Cualquier acuerdo lo confirmamos también por email." 🟢 PASO 3 — CONTACTO NUEVO QUE QUIERE COMPRAR Pide empresa, necesidad y urgencia. Marca {{contact.tipo_contacto}} = prospecto. Conecta con Michael Hernandez con un resumen. → TRANSFERIR_A_MICHAEL 🔴 DESCALIFICACIÓN 🔴 TIPO A — Fuera de alcance: "Gracias por escribirnos. Este canal atiende temas de codificación, inspección y equipo industrial de Factronics." → STOPBOT_DESCALIFICADO 🔴 TIPO B — Sin interés → STOPBOT_DESCALIFICADO 🔴 TIPO C — Proveedor/competidor → STOPBOT_DESCALIFICADO 🔴 TIPO D — Spam → STOPBOT_DESCALIFICADO 🔴 TIPO E — Empleo → STOPBOT_DESCALIFICADO 🧩 REGLAS CRÍTICAS DE COMPORTAMIENTO 1. DATOS PREVIOS: antes de cada paso, verifica si ya tienes el dato. 2. HUMANIZACIÓN: usa {{contact.name}} al menos cada 2 mensajes. 3. EMPATÍA ACTIVA: valida antes de continuar. 4. CALIFICACIÓN SILENCIOSA: la lógica interna nunca se menciona. 5. CALENDARIO: ofrece horarios concretos. Nunca "voy a revisar". 6. STOPBOT: nunca lo actives sin confirmar (excepto descalificación). 7. HORARIO: lunes a viernes 8:00 a 17:00 (America/Caracas). 8. NUNCA: prometas precios/stock, menciones Linx, o prometas cumplimiento. 📦 CAMPOS A GUARDAR: - {{contact.tipo_contacto}} · {{contact.categoria_solicitud}} · {{contact.descripcion_necesidad}} - {{contact.equipo_reportado}} · {{contact.urgencia}} · {{contact.ticket_tipo}} · {{contact.asignado_a}}
⚠️ Configurar estas acciones en orden dentro del bot → panel "Configure sus acciones". Ver artifacts/05_AI_Agent_Actions.html para el detalle con valores reales.
#AcciónPropósitoArtifact
1Reserva de citasCalendario de servicio (Mariana) / cotización (Carla)🔗
2Activar un flujo de trabajoDispara W1 (clasificar y asignar)🔗
3Información de contactoMapeo nativo de los campos del flujo (solo campos vacíos)🔗
4Detener botSTOPBOT_SERVICIO / STOPBOT_COMERCIAL / STOPBOT_DESCALIFICADO🔗
5Transferencia a humanoServicio → Mariana · Comercial → Carla · Nuevo comprador → Michael🔗
6Transferir el botNO CONFIGURAR (setup de un solo bot)🔗
7Seguimiento automático2h / 22h (el seguimiento largo 3/15/30 corre por W3)🔗
💡 Recordar: el bot arranca en Off; probar en Suggestive primero.
📄

Bot Agent Summary

Personalidad, objetivo y flujo completos — todos copiables.

⚙️

AI Agent Actions

Las 7 acciones con valores reales y mapeo de campos.

🧠

Knowledgebase Content

Scrape del sitio, 12 FAQ y carga del Marketing Brain.

📸Screenshots del tutorial para la configuración del bot.
📡

Phase 5: Marketing Channels

0/4 Pending ▼
  • Marketing → Social Media. Conectar Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Business Profile, YouTube.
  • Marketing → Emails → New Template. Crear las plantillas del artifact 09 (registro formal, propuesta, seguimiento 3/15/30, recordatorio).
  • Settings → Integrations → Phone Numbers. Configurar SMS si aplica.
  • Settings → Email Services → Dedicated Domain. Copiar DNS al proveedor. Verificar SPF, DKIM, MX.
🔌 Integraciones
PlataformaEstadoNotas
Facebook / InstagramPendingDMs (ventana de respuesta 7 días)
LinkedInPendingPresencia B2B
Google Business ProfilePendingPresencia local
YouTubePendingCanal del grupo
WhatsApp Business (+58 412-2222962)PendingCanal primario
Google CalendarPendingCalendarios del equipo
Gmail / SMTPPendingCanal formal
✉️ Email Templates
Creados en Marketing → Emails. Email = canal formal (FV-005).
PlantillaCuándoPropósitoArtifact
EM-1 · Registro formalTras acuerdoTrazabilidad de lo acordado🔗
EM-2 · Propuesta enviadaPost-aprobación de MichaelEnvío formal de la propuesta🔗
EM-3/4/5 · Seguimiento3 / 15 / 30 díasSecuencia estándar🔗
EM-6 · Recordatorio de visitaAntes de la citaConfirmar la visita técnica🔗
✉️

Email Templates

Plantillas de email con estructura de marca (canal formal).

📸Screenshots del tutorial para canales de marketing.
🔧

Phase 6: Automation Engine

0/6 Pending ▼
  • Automation → Workflows → New Workflow. Crear W1 — Clasificar y Asignar.
  • Crear W2 — Gate de Aprobación de Michael (bloquea propuesta hasta aprobación).
  • Crear W3 — Seguimiento 3/15/30.
  • Crear W4 — Recordatorio ventana 7 días (FB/IG).
  • Crear W5 — Canal formal (email de registro).
  • Probar: contacto de prueba → disparar cada workflow → verificar etapas, tags y notificaciones.
🔧 Workflows (5)
Triggers y acciones según el vocabulario real de GHL (rules/workflows.md). Ver artifact para el detalle nodo por nodo. Alternativa HTML oscura: workflows-dashboard.html.
#WorkflowTriggerAcciones claveTaskArtifact
W1Clasificar y AsignarClasificación del bot / Conversation AI TriggerTag svc-*/route-*, Assign to User, notify Mariana/Carla + MichaelFV-002/003🔗
W2Gate de Aprobación de MichaelOpportunity Changed → "En Aprobación (Michael)"Tag approval-pending, Assign Michael, Task, mover a Propuesta Enviada al aprobarFV-004🔗
W3Seguimiento 3/15/30Tag svc-* agregadoWait 3d/12d/15d → WhatsApp + Email—🔗
W4Ventana 7 días (FB/IG)Mensaje IG/FB sin respuestaWait hasta día 5 → notificación al asignado—🔗
W5Canal formal (email de registro)Clasificación/acuerdo alcanzadoSend Email (EM-1) + Update canal_preferido + NoteFV-005🔗
🔧

Workflow Templates

Los 5 workflows con trigger → condition → action, nodo por nodo.

📸Screenshots del tutorial para el motor de automatización.
🚀

Phase 7: Assets & Go-Live

0/5 Pending ▼
  • Funnels → Create Funnel → Landing Page. Usar el artifact 12 como referencia. Agregar formulario → mapear cada campo a su custom field key.
  • Settings → Domains. Verificar dominio principal y subdominio de email. Email Services → confirmar SPF, DKIM, MX en verde.
  • Funnels → Settings → Tracking Codes. Pegar pixel de Meta / etiqueta de Google Ads si aplica.
  • Prueba E2E: enviar el formulario → verificar contacto creado → saludo de Facundo → responder → verificar asignación y workflows.
  • Firma final: revisar las 8 fases, confirmar artifacts, y actualizar TASKS.md (FV-001…005).
🌐 Registros DNS
Agregar en el proveedor del dominio. Crear el subdominio de email en Settings → Email Services. Los valores los genera GHL (copia desde Settings → Domains).
TipoNombreValorPropósito
CNAMEmail.[DOMAIN][GHL_MAIL_VALUE]Subdominio de email
TXT[DOMAIN][GHL_SPF_VALUE]Registro SPF
TXT[DKIM_SELECTOR]._domainkey.[DOMAIN][GHL_DKIM_VALUE]Firma DKIM
CNAMEwww[GHL_CNAME_VALUE]Routing del subdominio
💡 Los 4 placeholders se llenan al implementar en la cuenta (GHL Settings → Domains). El dominio base lo define el cliente.
🖥️

Landing Page Mockup

HTML responsive: Hero → Form → Prueba social → CTA → Footer.

📸Screenshots del tutorial para landing pages y formularios.
📈

Summary

8
Phases
0
Completed
0
Total Steps
0
Steps Done
5
Workflows
14
Tags