Bikans Asesores — Sprint de Configuración GHL

Outsourcing contable y financiero Pipeline: Consulting / Professional Services Iniciado: 2026-09-08
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Fase 0: Descubrimiento y Estrategia

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  • Recopilar el Marketing Brain HTML (autodescubierto o preguntar preguntas equivalentes)
  • Extraer el cluster foco, buyer persona y customer journey
  • Select industry pipeline template: Consulting / Professional Services
  • Mapear customer journey → rol del bot → etapas del pipeline
  • Presentar el strategy brief al equipo (ver artifact para detalles)
Cluster: Los Perseguidos por la DIAN · Bot role: primer contacto cálido → calificar → agendar diagnóstico gratuito · Pipeline: Consulting / Professional Services
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Strategy Brief

Cluster foco, oferta, plantilla de pipeline, rol del bot, voz de marca, resumen de audiencia, mapa de canales.

💬

Conversation Flow

Flujo completo aprobado del bot con todas las preguntas, tipos de salida y el paso de agendamiento.

🏗️

Fase 1: Fundación de Cuenta

0/6 Pendiente ▼
  • Ir a Settings → Brand Kit. Click en "Upload Logo" → seleccionar el logo horizontal (350×180px). Fijar color primario #901913 y secundario #BA3A35. Guardar.
  • En Brand Kit: fuente de títulos Inter, fuente de cuerpo Inter. Agregar redes sociales: LinkedIn, Facebook, Instagram. Subir favicon (icon.png).
  • Ir a Settings → Integraciones. Conectar: Google Calendar, Gmail/SMTP, Facebook, LinkedIn, TikTok, WhatsApp, Google Ads. Verificar que cada una muestre "Conectado".
  • Ir a Settings → Dominios → "Connect Domain". Ingresar bikans.com. Copiar los registros DNS → pegarlos en el proveedor de dominio → click en "Verify" en GHL.
  • Ir a Settings → Cuenta. Fijar zona horaria America/Bogota e idioma Español. Verificar SSL activo y el DNS del subdominio de email configurado.
  • Ir a Settings → Etiquetas. Crear cada tag del artifact Tags Map: Source (4), Pipeline (5), DQ (5), Bot Events (5), Workflow (5).
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Brand Kit Preview

Logo, colores, tipografía — copiar al Brand Kit de GHL.

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Tags Map

Todos los tags organizados por categoría — importar a Etiquetas de GHL.

📸 Capturas tutoriales para la fundación de la cuenta. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
🗂️

Fase 2: Arquitectura de Datos

0/6 Pendiente ▼
  • Ir a Settings → Custom Fields. Click en "Add Field" para cada campo del artifact Custom Fields Table. Crear PRIMERO todos los campos de contacto y DESPUÉS los de oportunidad. Usar labels y claves exactas del artifact.
  • Ir a Settings → WhatsApp. Conectar el número (o usar el existente). Luego ir a Marketing → WhatsApp Templates → "New Template". Crear cada plantilla del artifact: Confirmación de cita, Seguimiento 24h, 3d, 5d, Re-enganche.
  • Ir a Settings → Integraciones → Email Services. Configurar LeadConnector Email o conectar SMTP. Crear el dominio de email dedicado. Verificar registros SPF/DKIM.
  • Ir a Settings → Usuarios → "Add User" para cada miembro del equipo (ver artifact User & Calendar). Luego ir a Settings → Calendarios → crear calendarios por usuario. Fijar reglas de reserva, notificaciones y disponibilidad.
  • Ir a Settings → Business Profile. Llenar los 17 campos del artifact Business Profile Settings: nombre, teléfono, dirección, horarios, descripción, servicios. Copiar y pegar cada valor del artifact.
  • Probar: crear un contacto de prueba. Verificar que aparezcan todos los custom fields. Enviar plantilla de WhatsApp de prueba. Agendar evento de calendario de prueba. Verificar entrega de correo.
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Custom Fields Table

Todos los campos de contacto y oportunidad con tipos y claves.

💬

WhatsApp Templates

Plantillas de WhatsApp aprobadas.

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User & Calendar Config

Configuración de calendarios y usuarios.

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Business Profile Settings

Configuración de 17 campos del Business Profile — lista para copiar y pegar.

📸 Capturas tutoriales para la arquitectura de datos. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
🔄

Fase 3: Pipeline e Importaciones

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  • Ir a Settings → Labs. Activar el toggle "Opportunity Forecasting".
  • Ir a Opportunities → Pipelines. Click en "Create Pipeline". Nombrarla Ventas Bikans. Seleccionar tipo Consulting / Professional Services.
  • Agregar etapas del Pipeline Stage Map: abrir cada etapa, fijar nombre, probabilidad y orden. Ver la pestaña Etapas para los nombres copiables.
  • Importar contactos existentes (CSV) — ir a Contacts → Import. Mapear columnas del CSV a custom fields. Verificar 5 importaciones de muestra.
  • Ir a Automation → Pipeline Automations. Fijar triggers de entrada/salida de cada etapa según el mapa de workflows.
Copiar estos nombres de etapa en GHL al crear el pipeline. Pegar cada nombre en el campo "Stage Name".
#EtapaProbabilidadFase del BotCopiar
1Nuevo Lead10%Fase 0 — Saludo
2En Calificación25%Pasos 1–7 — Diagnóstico
3Llamada Agendada50%Paso 8 — Agendamiento → STOPBOT_CITA
4Propuesta Enviada75%Humano (Paola) toma el control
5Negociación90%Humano (Paola) toma el control
—Won100%GHL auto
—Lost0%GHL auto
💡 Las etapas del pipeline deben coincidir exactamente con lo que espera el Bot Pipeline Map. Copiar nombres del artifact Stage Map para verificar.
🔄

Bot Pipeline Map

Mapeo rol del bot → etapa del pipeline, con manejo de descalificados.

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Pipeline Stage Map

Configuración detallada de etapas con probabilidad, orden y asignación al bot.

📸 Capturas tutoriales para el pipeline e importaciones. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
🤖

Fase 4: Bot Agente IA

0/7 Pendiente ▼
  • Ir a AI Agents → Knowledgebase. Click en "Add Source" → "Website URL". Ingresar https://bikans.com/. Seleccionar páginas a rastrear y reglas de exclusión.
  • En Knowledgebase, click en "Add Source" → "Text". Pegar las 10+ FAQs del artifact Knowledgebase Content. Guardar como "FAQ - Bikans Asesores".
  • Subir el Marketing Brain HTML como documento de knowledgebase: "Add Source" → "File" → seleccionar el archivo del Marketing Brain.
  • Crear el bot: nombre + selección de knowledgebase
  • Configurar 🧠 Personalidad (Capa 1) — ver pestaña
  • Configurar 🎯 Objetivo (Capa 2) — ver pestaña
  • Configurar 📋 Información Adicional + ⚙️ Acciones (6 acciones)
Copiar esto en el campo 🧠 Personalidad del bot.
🧠 Personality & Role Eres Brayan, del equipo de Bikans Asesores. Tu objetivo: recibir a cada persona con calidez, entender qué necesita resolver y —solo si encaja— agendar una videollamada de diagnóstico gratuita. Rasgos clave: - Tono: cercano, cálido, de confianza. Como un socio, no un vendedor. Sin presión. - Hablas como una persona real: frases cortas, naturales, con algún emoji ocasional (😊, 💪, 🎯). - Una sola pregunta por mensaje. Sin rodeos. - No mencionas ser bot ni IA. - Si tienes {{contact.name}}, úsalo con naturalidad. Si no, lo pides de forma amable. - Nunca empujas la venta ni pides compromiso en el primer contacto. REGLA DE ORO: Nunca asumas qué servicio necesita. Si la persona no lo dijo, lo descubres preguntando, no lo impones.
Copiar esto en el campo 🎯 Objetivo (Goal) del bot.
🎯 Goal (Objetivo Principal) Tu meta es PRIMERO escuchar y entender qué necesita (contabilidad, impuestos, nómina, orden financiero…) y SEGUNDO agendar una videollamada de diagnóstico gratuita. La estructura de éxito OBLIGATORIA es: 1. Saludo cálido y natural. 2. Entender el problema (pregunta abierta, con empatía). 3. Diagnóstico breve (solo lo necesario, sin encuesta larga). 4. Agendar llamada (día y hora concretos). 5. Comando de salida. Comandos de salida: - Cita agendada → STOPBOT_CITA - No encaja (salida suave) → STOPBOT_NO_ENCAJA - Transferencia a Paola → TRANSFERIR_A_HUMANO
Copiar esto en el campo 📋 Información Adicional del bot. Es la arquitectura completa de la conversación.
🟡 FASE 0 — SALUDO INTELIGENTE LÓGICA INTERNA (NO mostrar al usuario): ✅ Tienes {{contact.name}} y contexto de que escribió por contabilidad/finanzas: → "Hola {{contact.first_name}} 😊 Soy Brayan, de Bikans. Vi que nos escribiste por el tema de contabilidad y finanzas. Cuéntame, ¿qué necesitas resolver en tu empresa?" ✅ Tienes solo {{contact.name}} (sin contexto): → "Hola {{contact.first_name}} 😊 Soy Brayan, de Bikans. Gracias por escribirnos. ¿Me cuentas en qué te podemos ayudar?" ❌ No tienes ningún dato: → "¡Hola! 😊 Soy Brayan, de Bikans. Gracias por escribirnos. Para ayudarte mejor, cuéntame qué necesitas y con quién tengo el gusto de hablar." Si el tema está fuera de contabilidad/finanzas/nómina → TRANSFERIR_A_HUMANO 🟢 FLUJO DE DIAGNÓSTICO PASO 1 — ¿Qué necesitas resolver?: "{{contact.first_name}}, cuéntame con confianza: ¿qué es lo que más te está quitando el sueño hoy en tu empresa?" → valida con empatía → {{contact.necesidad_principal}} PASO 2 — Correo (si falta) → {{contact.email}} PASO 3 — Empresa (si falta) → {{contact.company_name}} PASO 4 — ¿Productos o servicios? → {{contact.tipo_negocio}} (sin relación → transferir suave, TIPO D) PASO 5 — Facturación mensual (contexto, sin filtro duro) → {{contact.facturacion_mensual}} (muy baja → transferir suave, TIPO E) PASO 6 — Descripción del negocio → {{contact.descripcion_negocio}} PASO 7 — Volumen de facturas → {{contact.volumen_facturas}} PASO 8 — AGENDAMIENTO: "Perfecto, {{contact.first_name}}. 😊 Te propongo algo sin ningún compromiso: una videollamada gratuita…" → confirmar día/hora → STOPBOT_CITA 🔴 SALIDAS SUAVES TIPO A — Sin presupuesto → STOPBOT_NO_ENCAJA TIPO B — No es nuestro perfil → STOPBOT_NO_ENCAJA TIPO C — Sin poder de decisión → TRANSFERIR_A_HUMANO TIPO D — Actividad fuera de alcance → TRANSFERIR_A_HUMANO TIPO E — Facturación muy pequeña → TRANSFERIR_A_HUMANO 🧩 REGLAS CRÍTICAS DE COMPORTAMIENTO 1. DATOS PREVIOS: nunca vuelvas a pedir un dato que ya tienes. 2. HUMANIZACIÓN: usa {{contact.name}} al menos cada 2 mensajes. 3. EMPATÍA ACTIVA: valida antes de avanzar. 4. CALIFICACIÓN SILENCIOSA: la lógica interna nunca se muestra. 5. SIN VENTA INICIAL: no precios ni compromiso antes del diagnóstico. 6. CALENDARIO: horarios concretos, nunca "voy a revisar la agenda". 7. STOPBOT: nunca sin confirmar DÍA y HORA (excepto salidas suaves). 📦 CAMPOS A GUARDAR: - {{contact.email}} - {{contact.company_name}} - {{contact.necesidad_principal}} - {{contact.tipo_negocio}} - {{contact.facturacion_mensual}} - {{contact.descripcion_negocio}} - {{contact.volumen_facturas}}
⚠️ Configurar estas 6 acciones en orden dentro de tu AI Agent Bot → pestaña Actions. Ver artifacts/05_AI_Agent_Actions.html para la configuración completa con valores reales del cliente.
#AcciónPropósitoArtifact
1Reserva de citasReserva de calendario con reprogramación🔗
2Activar flujo de trabajo2 sub-acciones: No encaja + Mover a Oportunidad🔗
3Información de contacto1 acción por campo del flujo aprobado🔗
4Detener bot3 escenarios: Goodbye, STOPBOT_CITA, STOPBOT_NO_ENCAJA🔗
5Transferencia a humano4 escenarios: Solicitado, Falta de info, No resuelto, Otro servicio🔗
6Seguimiento automáticoSecuencia de re-enganche 2h / 22h🔗
📄

Bot Agent Summary

Prompts completos 🧠 Personalidad, 🎯 Objetivo, 📋 Información Adicional — todo copiable.

⚙️

AI Agent Actions

Las 6 acciones con valores reales del cliente, mapeo de campos y frases de disparo.

🧠

Knowledgebase Content

URL de scrape del sitio, 10+ FAQs, instrucción de subida del Marketing Brain — todo en español.

📸 Capturas tutoriales para el bot. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
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Fase 5: Canales de Marketing

0/4 Pendiente ▼
  • Ir a Marketing → Social Media. Click en "Connect" para cada plataforma: Facebook, Instagram, LinkedIn, Google Business Profile, TikTok, YouTube, Pinterest. Autorizar cada cuenta.
  • Ir a Marketing → Emails → "New Template". Crear las 4 plantillas del artifact Email Templates: Seguimiento D3 (educativo), D5 (caso de éxito), D15 (último toque con CTA), Recordatorio de reunión (24h antes).
  • Ir a Settings → Integraciones → Phone Numbers. Configurar el proveedor de SMS (Twilio o GHL nativo). Verificar ajustes de VoIP si aplica.
  • Ir a Settings → Email Services → Dedicated Domain. Ingresar el subdominio. Copiar los registros DNS al proveedor de dominio. Verificar que SPF, DKIM y MX estén propagados.
🔌 Checklist de Integraciones
PlataformaEstadoNotas
Facebook / InstagramPendienteConexión social + ads
LinkedInPendienteRed profesional
Google Business ProfilePendientePresencia local
TikTokPendienteAlcance social
YouTubePendienteContenido de video
WhatsApp BusinessPendienteCanal principal de mensajería
Google CalendarPendienteCalendario principal de reservas
Gmail / SMTPPendienteEnvío de correos
✉️ Plantillas de Email
Creadas en Marketing → Emails. Copy adaptado del Message Block Library del Marketing Brain.
PlantillaEnviar trasPropósitoArtifact
Seguimiento Día 33 díasContenido educativo / de valor🔗
Seguimiento Día 55 díasCaso de éxito / prueba social🔗
Seguimiento Día 1515 díasÚltimo toque con CTA claro🔗
Recordatorio de reunión24h antesConfirmación de fecha/hora, notas y enlace🔗
✉️

Email Templates

4 plantillas con marca y estructura HTML.

📸 Capturas tutoriales para los canales de marketing. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
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Fase 6: Motor de Automatización

0/2 Pendiente ▼
  • Ir a Automation → Workflows → "New Workflow". Crear los 10 workflows aplicables del artifact Workflow Templates. Seguir cada cadena disparador → condición → acción exactamente. Usar los nombres de etapa, tags y claves de campo reales de los artifacts.
  • Probar: crear un contacto de prueba → disparar cada workflow → verificar movimiento de etapas, tags aplicados y notificaciones enviadas. Corregir triggers rotos.
🔧 Plantillas de Workflow (10 Automatizaciones)
🔧Arma estos 10 workflows en GHL → Automation → Workflows (en Draft), siguiendo el flujo trigger → condición → acción de cada uno. La lógica interna de un workflow NO se crea por API: se arma a mano en el builder visual. Configuración nodo a nodo en el artifact.
Los 10 workflows aplicables (subconjunto del catálogo base de 13). Ver artifact para la configuración completa nodo a nodo.
#WorkflowDisparadorAcciones ClaveArtifact
1Actualizar estado cuando IA agenda reuniónBot: Mover a OportunidadMover a Llamada Agendada, tags, notificar a Paola🔗
2Actualizar estado cuando IA descalificaBot: No encajaMover a Lost, tag DQ, desactivar bot🔗
5Leads fríos (inactividad)Stale OpportunitiesTag cold + nurturing, ir a WF11🔗
6Negocio ganadoOpportunity Changed → WonTag won, notificar, kickoff🔗
7Negocio perdidoOpportunity Changed → LostMotivo de pérdida, nurture🔗
8Duplicar info de contacto a oportunidadOpportunity CreatedCopiar campos (Allow Duplicate = NO)🔗
9Recordatorio de reuniónAppointment Status (confirmed)WhatsApp 24h antes (Wait "Before")🔗
10Desactivar IA al descalificarContact Tag: ia-disqualifiedBot Inactive, tag stop-bot🔗
11Seguimiento leads (72h+)Invocado por el bot (último toque)WA → Email → Task (3 ciclos, wait-until-reply)🔗
12Creación de leads (multicanal)Customer Replied + Form + FacebookFork por origen, assign, activar bot, crear opp🔗
🔧

Workflow Templates

Los 10 workflows con disparadores, condiciones, acciones y mapa de dependencias — configuración completa nodo a nodo.

📸 Capturas tutoriales para el motor de automatización. Click en cualquier miniatura para abrir en lightbox (flechas para navegar).
🚀

Fase 7: Activos y Lanzamiento

0/5 Pendiente ▼
  • Ir a Funnels → "Create Funnel". Elegir "Landing Page". Usar el artifact Landing Page Mockup como referencia de diseño. Agregar el elemento form → mapear cada campo del formulario a la clave de custom field correspondiente de la Fields Table.
  • Ir a Settings → Dominios. Verificar que el dominio principal y el subdominio de email estén conectados. Ir a Settings → Email Services → verificar que los registros DNS (SPF, DKIM, MX) estén en verde/verificados.
  • Ir a Funnels → Settings → Tracking Codes. Pegar el Meta Pixel ID, la etiqueta de conversión de Google Ads y cualquier otro código de tracking. Configurar la conversión de Google Ads en Automation → Workflows.
  • Prueba E2E: enviar el formulario de prueba → verificar contacto creado → el bot saluda → responder todas las preguntas → agendar en calendario → verificar que el workflow se dispara → revisar tags aplicados → revisar movimiento de etapa.
  • Aprobación final: revisar las 8 fases. Confirmar que todos los artifacts fueron creados. Correr el checklist de lanzamiento: DNS propagado, bot activo, workflows habilitados, landing page publicada, tracking verificado.
🌐 Tabla de Registros DNS
Agregar estos registros en el proveedor de dominio. Crear el subdominio de email en Settings → Email Services.
TipoNombreValorPropósito
CNAMEmail.bikans.comCopiar de GHL Settings → DomainsSubdominio de email
TXTbikans.comCopiar de GHL Settings → DomainsRegistro SPF
TXTselector._domainkey.bikans.comCopiar de GHL Settings → DomainsFirma DKIM
CNAMEwwwCopiar de GHL Settings → DomainsEnrutamiento de subdominio
🖥️

Landing Page Mockup

HTML responsive autocontenido: Hero → Formulario → Prueba social → CTA → Footer.

📸 Capturas tutoriales para landing pages y formularios.
📈

Resumen

8
Fases
0
Completadas
0
Pasos Totales
0
Pasos Hechos
10
Workflows
25+
Etiquetas