Propuesta de Ecosistema de Agentes IA

Hermes / Factronics

Automatización inteligente de operaciones contables, comerciales y administrativas
para Factronics USA y FACCA Caracas.

4 Agentes IA QuickBooks Web Connector OpenAI Assistants HubSpot Autónomo 10 Semanas

La Línea Base

El costo de lo manual

17.9

horas

Procesamiento QB en 5 meses

43 POs manuales

7.7

horas

Triaje de inbox en 5 meses

~500 emails procesados

4.3

horas

Redacción de respuestas en 5 meses

Borradores desde cero

⚠

Procesos sin automatizar

Onboarding de clientes es manual, las tareas operativas se rastrean en archivos sueltos, los certificados de reventa no tienen monitoreo.

Arquitectura

El Ecosistema Hermes

Tecnología

El Stack

☁️

Hostinger

VPS KVM 2 · Ubuntu

💾

Coolify

PaaS · Docker Swarm

⚡

n8n

Workflow Engine

🤖

Claude API

Antrophic · Orquestación

🚀

OpenAI

Assistants API · Custom GPTs

🗃️

PostgreSQL

Estado + Auditoría

📚

QuickBooks WC

Web Connector Oficial

🌐

Cloudflare

DNS + Seguridad

📩

Gmail API

accounting + jovan

💬

Slack

#ops-hermes

📊

HubSpot

CRM + Pipelines

💻

Python/FastAPI

Hermes Backend

Los Agentes

4 Agentes, 1 Ecosistema

01

Agente Contable

PO → Sales Order Draft en QB

📊

Procesa POs en PDF desde accounting@, extrae datos con Claude, valida contra QB Cache, y crea el Draft en QB vía Web Connector. Discrepancias de precio van a revisión humana.

Trigger: Email con PDF QBWC Job Queue Tolerancia ±2%

Flujo: PDF → Claude extracción → validar cliente/item en QB Cache → si OK: QBXML a qbwc_jobs_queue → QBWC ejecuta → Slack notifica
Si hay discrepancia: No crea Draft → Email draft aclaratorio al cliente → Slack alerta

02

Inbox Copilot

Triaje + Borradores + HubSpot Autónomo

📩

Clasifica emails de jovan@ por tipo y urgencia, genera borradores técnicos usando los Custom GPTs de Factronics via OpenAI Assistants, y actualiza HubSpot autónomamente.

5 Tipos (A-E) OpenAI Assistants Sentiment Analysis

Clasificación: A=Técnico, B=Admin, C=Soporte, D=Lead/Marketing, X=Sin acción
HubSpot autónomo: Sentiment_score + buying_intent → avanza deals en pipeline. Crea contactos y tickets automáticamente. Solo si confidence > 0.85.

03

Operations Supervisor

Alertas vía API de tareas externa

📊

Audita la plataforma de gestión de tareas (Airtable/ClickUp/Trello) vía API, monitorea deadlines y responsables, y envía resúmenes diarios a Jovan por Slack.

API-driven 3 triggers diarios Sin Excel

Horarios: 8 AM (resumen), cada hora (vencidas), 5 PM (cierre)
Fuentes: API de tareas + HubSpot (deals activos) + Slack (#operaciones)

04

Onboarding Automático

HubSpot → Forms → Verificación → QB

🎉

Cuando un deal llega a "Closed Won" en HubSpot, envía formularios de registro, extrae datos de los PDFs devueltos, verifica en web pública, y crea el cliente en QB.

HubSpot Webhook PDF Extraction Web Verification

Flujo: HubSpot trigger → enviar forms → recibir PDF → extraer con Claude → verificar EIN/resale cert en web → crear QB Customer via QBWC → actualizar HubSpot
Si baja confianza: Pasa a revisión humana con borrador de email a contabilidad

Haz clic en cualquier agente para expandir su detalle

Automatización

Los 5 Workflows

WF-001

PO Processing

Gmail Trigger (accounting@)

PDF → Hermes (Claude extracción)

Validar cliente + items en QB Cache

Insertar QBXML en qbwc_jobs_queue

QBWC ejecuta → Slack notifica

crítico POC

WF-002

Inbox Triage

Gmail Trigger (jovan@)

Clasificar tipo + prioridad + sentimiento

Generar draft con OpenAI Assistants

Actualizar HubSpot (contacto/deal)

Gmail Draft + Slack si prioridad alta

alto HubSpot

WF-003

Daily Ops Report

Schedule 8AM Mon-Fri

API de tareas (Airtable/ClickUp/Trello)

HubSpot deals activos

Slack #operaciones pendientes

Resumen Claude → Slack #ops-jovan

medio diario

WF-004

Client Onboarding

HubSpot Webhook: deal a "Closed Won"

Enviar forms de registro al cliente

Recibir PDF → extraer datos (Claude)

Verificación web (EIN, resale cert)

Crear QB Customer via QBWC

medio onboarding

WF-005

Kill Switch

Webhook: POST /killswitch

Desactiva todos los triggers n8n

Hermes API rechaza peticiones (503)

QBWC deja de recibir trabajos

Slack alerta al equipo

seguridad emergencia

5

Workflows

n8n conecta triggers del mundo real
con los agentes de Hermes

3 Schedule 1 Gmail 1 Webhook

Ejecución

10 Semanas a Producción

S1

S2

S3

S4

S5

S6

S7

S8

S9

S10

Foundation

Host + Coolify

VPS · Coolify · n8n · APIs

Conectividad

QBWC + SOAP

QBWC · Endpoint SOAP · Cache

POC Contable

Agente 1

Hermes API + Extractor PO + QBWC Jobs

Inbox Copilot

Agente 2

Assistants API + Triage + HubSpot

Ops + Onboard

Agentes 3 y 4

Task API + Forms + Verification

Producción

Go Live

Deploy · Monitoreo · Ajuste

Semana 3: QBWC Conectado

Semana 5: Demo PO → QB Draft

Semana 7: Inbox + HubSpot

Semana 9: Sistema Completo

Semana 10: Producción

Resultados

Antes vs. Después

Procesamiento QB 17.9h → <2.5h / 5 meses

Línea base Reducción 86%

Triaje de Inbox 7.7h → <2h / 5 meses

Línea base Reducción 75%

Redacción de Respuestas 4.3h → 90% automatizado

Línea base 90% automático

Tiempo PO → QB Draft ~7 min → <3 min

Línea base 57% más rápido

Onboarding de Clientes Días/semana → <24h

Proceso manual 95% más rápido

4

Agentes IA

10

Semanas

98%

Precisión esperada

Próximos Pasos

Manos a la obra

✓

Confirmar servidor Windows dedicado para QB

Máquina exclusiva para QB Desktop, encendida L-V 7AM-7PM ET

✓

Compartir Custom GPTs de Factronics

IDs de los asistentes de OpenAI ya entrenados con documentación técnica

✓

Confirmar plataforma de tareas

Airtable, ClickUp o Trello — la que ya usen o la que prefieran

✓

Aprovisionar Hostinger VPS + dominio

KVM 2, Ubuntu 22.04, datacenter USA East

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