Hermes × Factronics — Blueprint Operativo

01 — Arquitectura

Visión General del Sistema

Todo corre en un VPS con Coolify. El puente con QuickBooks Desktop usa el conector oficial de Intuit sin exponer puertos locales.

Cloud — Hostinger VPS (orquestado por Coolify)

n8n Workflows → Hermes API (Claude) → RAG / Assistants

PostgreSQL + Redis + Control Panel

↕ HTTPS / Cloudflare

Local — Factronics, Medley FL

QB Desktop 2024 ← SOAP polling ← QB Web Connector

Servicios externos:

Gmail API HubSpot CRM Slack Bot OpenAI Assistants

🔑 Decisión clave: QBWC

Se usa el conector oficial de Intuit en lugar de un bridge custom. QBWC inicia la comunicación saliente — no se necesita Cloudflare Tunnel ni puertos expuestos en la máquina local.

🤖 OpenAI Assistants como RAG

Factronics ya tiene Custom GPTs entrenados con documentación técnica. Hermes los consulta vía Assistants API — zero infraestructura RAG adicional.

02 — Stack

Tecnología por Componente

Hostinger VPS

KVM 2 · 8GB RAM · Ubuntu 22.04

Cloud

Coolify

Orquestación de contenedores Docker

Cloud

Hermes API

FastAPI Python · Orquestador de agentes

Cloud

n8n

Workflows y triggers sin código

Cloud

PostgreSQL

Estado, logs de auditoría, cola QBWC

DB

Redis

Colas y sesiones en memoria

DB

QB Desktop 2024

Manufacturing Edition · Servidor dedicado

Local

QB Web Connector

SOAP polling oficial de Intuit · 60s interval

Local

Claude API

Anthropic · Procesamiento PDF + drafts

API

02.1 — QBWC

Flujo del QuickBooks Web Connector

Cómo Hermes crea Sales Orders en QB Desktop sin exponer ningún puerto local.

1

Hermes procesa una PO y genera el QBXML para crear una Sales Order Draft.

2

Hermes guarda el trabajo en PostgreSQL: INSERT INTO qbwc_jobs_queue

3

QB Web Connector (en PC de Factronics) hace polling al endpoint SOAP cada 60 segundos.

4

El endpoint SOAP de Hermes devuelve el QBXML pendiente de la cola.

5

QBWC ejecuta el QBXML contra QuickBooks Desktop en la máquina local.

6

QBWC envía la respuesta de vuelta al SOAP endpoint (éxito + datos creados).

7

Hermes actualiza el estado del trabajo en PostgreSQL y notifica a Jovan en Slack.

03 — Agentes

Los 4 Agentes Hermes

Haz clic en cada agente para ver el detalle completo de su función, flujo y configuración.

+

Agente 01

Contador QB

CRÍTICO — POC

Lee POs en PDF del inbox de accounting@, extrae datos con Claude, valida contra QB y crea Sales Orders Draft automáticamente.

Trigger

Gmail → accounting@factronicsusa.com · cada 5 min

A

Claude extrae: cliente, PO#, items, cantidades, precios, dirección de envío

B

Valida precios contra QB Cache (tolerancia ±2%)

C

Si OK: Crea Draft en QB vía QBWC → Slack ✅
Si discrepancia: Borrador email aclaratorio → Slack ⚠️ → pending_review

Clientes configurados: NSP · Bauducco · Nestlé · B.Braun · Armor · Liberty Express

+

Agente 02

Inbox Copilot

ALTA — Mes 2

Clasifica emails de jovan@ por tipo y urgencia, genera borradores técnicamente precisos usando Custom GPTs de Factronics, y actualiza HubSpot autónomamente.

Tipos de email

A · Técnico-Comercial B · Admin-Operativo C · Soporte Post-Venta D · Lead/Prospecto X · Sin acción

HubSpot: analiza sentiment_score + buying_intent para actualizar deal stage automáticamente (confidence >0.85).

Regla absoluta: NUNCA envía emails — solo crea borradores en Gmail Drafts.

+

Agente 03

Operations Supervisor

MEDIA — Mes 3

Audita vía API la plataforma de tareas (Airtable/ClickUp/Trello), detecta cuellos de botella y envía resumen diario a Jovan en Slack.

Schedule triggers

Lun-Vie 8:00 AM · 5:00 PM · cada hora (scan vencidas)

Fuentes: API de Airtable/ClickUp/Trello + HubSpot deals activos + Slack sin respuesta en #operaciones. Equipos monitoreados: JMK Robotics · FACCA Caracas · Medley.

+

Agente 04

Onboarding Agent

MEDIA — Mes 3

Automatiza el proceso completo de onboarding de clientes: desde deal "Closed Won" en HubSpot hasta cliente creado en QuickBooks.

1

HubSpot Webhook: deal llega a etapa "Closed Won"

2

Hermes envía formularios de registro al cliente

3

Claude extrae datos de formularios PDF recibidos

4

Verificación: EIN, certificado de reventa FL, etc.

5

QBWC crea el cliente en QuickBooks Desktop

Meta: <24 horas desde deal ganado hasta cliente activo en QB.

04 — Seguridad

Seguridad y Compliance

🔐

Variables sensibles — Zero en código fuente

Todas las keys van en Coolify Environment Variables (encriptadas en reposo). Rotación de tokens cada 90 días: Anthropic, OpenAI, QBWC_SOAP, Gmail, Slack, HubSpot.

📋

Audit Log inmutable

Cada acción de cada agente se escribe en audit_log (sin DELETE). Retención 2 años. Backup diario a Google Drive de Factronics.

🚨

Kill Switch — Protocolo de emergencia

Activar en ops.factronic-ops.com/config (solo Jovan y Pablo). Efecto inmediato: todos los triggers de n8n se desactivan, Hermes API rechaza nuevas peticiones (503), SOAP endpoint responde vacío, Slack alerta al equipo. Reactivación estimada: 2 minutos.

✉️

Política de NO-ENVÍO autónomo

Regla absoluta: Ningún agente puede enviar emails por cuenta propia. Todo va a Gmail DRAFTS. La Sales Order va a QB como DRAFT. El humano (Jovan o contabilidad) da clic de aprobación. Única excepción: notificaciones internas de Slack.

05 — Costos

Estimado Mensual de Operación

Concepto	Costo mensual
Hostinger VPS (KVM 2)	$15–20
Claude API (orquestación: POs + triage + drafts)	$120–200
OpenAI Assistants API (Custom GPTs técnicos)	$20–40
Cloudflare (DNS + dominio)	$3–5
Gmail API	Gratis
n8n + PostgreSQL + Redis (self-hosted)	$0
Total infraestructura	$158–265 / mes

Si el volumen se duplica (~430 POs + 1000 emails), el estimado sube a ~$300–400/mes.

06 — KPIs

Cómo medimos el éxito

Tiempo procesamiento QB

17.92 hrs / 5 meses

< 2.5 hrs

revisión humana

Tiempo PO → QB Draft

~7 min manual

< 3 min

automático (incl. polling QBWC)

Triaje de inbox

7.67 hrs / 5 meses

↓ 75%

reducción tiempo manual

Precisión contable

variable (error humano)

98%

borradores correctos

Onboarding de clientes

días o semanas (manual)

< 24 hrs

a cliente creado en QB

HubSpot autónomo

0% deals actualizados

85%

sin intervención humana

Antes de empezar

Inputs necesarios antes de cualquier código

Sin estos inputs, nada avanza. Conseguirlos en la Reunión 1.

Acceso a QuickBooks Desktop (servidor Windows dedicado en Medley, FL)Jovan
5–10 POs reales en PDF (NSP, Bauducco, otros clientes)Jovan
Credenciales Google Workspace: accounting@ y jovan.gutic@Jovan
Acceso a Slack de Factronics (o crear workspace nuevo)Jovan
IDs de Custom GPTs en OpenAI (o acceso para mapearlos)Jovan
API Key de plataforma de tareas (Airtable / ClickUp / Trello)Jovan
HubSpot Private App tokenJovan
Dominio para el panel de operacionesPablo
Cuenta Hostinger con VPS KVM 2Pablo
Cuenta Cloudflare (puede ser la de la agencia)Pablo
API Key de Anthropic (Claude) — cuenta de pagoPablo
API Key de OpenAI (Assistants API) — cuenta de pagoPablo
QB Web Connector descargado de Intuit DeveloperPablo

Fase 1 — 1 semana

Discovery

Entender el negocio antes de escribir una línea de código.

Reunión 1 — Kick-off con Jovan (60 min) ▶

💬 Frase de apertura

"Jovan, antes de empezar a construir cualquier cosa, necesito entender exactamente cómo funciona tu operación hoy. Voy a hacerte preguntas básicas — algunas van a parecer obvias, pero necesito los detalles para que el sistema funcione bien desde el primer día."

QuickBooks

¿En qué computadora está QB Desktop? ¿Servidor dedicado listo?
¿Está encendida L-V 7AM–7PM ET?
¿Factronics USA y FACCA son archivos QB separados?
¿El servidor Windows tiene acceso a internet?

Emails y POs

¿POs siempre llegan a accounting@? ¿Siempre en PDF?
¿Cuántas POs por semana típica vs semana pico?
¿Quién detecta errores de precio hoy?

Salir con: 5-10 POs reales en PDF · IDs Custom GPTs · plataforma de tareas confirmada · servidor Windows confirmado · fecha para Reunión 2

Reunión 2 — Observar QB en vivo con contabilidad (45 min) ▶

💬 Frase de apertura

"Quiero que me muestres exactamente cómo procesas una PO, paso a paso, como si yo no supiera nada. Desde que te llega el email hasta que queda en QuickBooks."

Cómo busca al cliente en QB
Cómo agrega los items (¿por código o por nombre?)
Qué hace cuando un item no existe en QB
Qué hace cuando el precio no coincide
¿QB Web Connector ya está instalado?
¿Single-user o Multi-user mode?

Fase 2 — 1 semana

Setup de Infraestructura

Instalar todas las plataformas y conectarlas entre sí. Sin agentes todavía.

📅 Día 1 — VPS + Coolify

Hostinger VPS KVM 2 · Ubuntu 22.04 · USA East. Instalar Coolify:
curl -fsSL .../install.sh | bash
Crear servicios: n8n · Hermes API · Control Panel · PostgreSQL · Redis.

📅 Día 2 — Gmail + Slack

Google Cloud Console: proyecto "Hermes Factronics" + Gmail API OAuth para accounting@ y jovan@. Crear Slack Bot "Hermes Ops" + canal #ops-hermes. Probar en n8n.

📅 Día 3 — OpenAI Assistants

Mapear Custom GPTs de Factronics como Assistants en OpenAI API. Configurar 4 assistants: Linx Tech · Anritsu · Comercial · Packaging. Guardar IDs en Coolify.

📅 Día 4 — QBWC (en Medley, FL)

Instalar QB Web Connector en servidor Windows dedicado. Crear y registrar archivo .QWC. Configurar polling: 60 segundos. Verificar "Connected" en QBWC.

✅ Checklist de conectividad — Día 5

https://n8n.factronic-ops.com → abre y pide login
https://api.factronic-ops.com/health → responde {"status":"ok"}
n8n puede conectarse a Gmail (credencial de prueba)
Slack bot responde en #ops-hermes
PostgreSQL: tablas creadas con DBeaver / TablePlus
QBWC: status "Connected" en servidor Windows
OpenAI Assistants API: consulta manual exitosa
HubSpot API: GET /contacts responde correctamente

Fase 3 — 2 semanas

POC Contable — Agente 1

Meta: PO de NSP llega por email → aparece como Draft en QB en menos de 3 minutos.

1

Desplegar Hermes API en Coolify desde GitHub. Configurar todas las env vars.

2

Programar endpoint SOAP /qbwc: recibir auth → revisar cola → devolver QBXML pendiente.

3

Programar extractor de POs: PDF → Claude API con prompt de extracción → JSON estructurado.

4

Validación contra QB Cache: cliente en cache + precio item (tolerancia ±2%).

5

Crear WF-001 en n8n: Gmail Trigger → filtro PDF → HTTP Request Hermes → Slack notification.

6

Pruebas con 10 POs reales: extracción → validación → flujo completo de email a Draft en QB.

Reunión 3 — Demo con Jovan (30 min)

Enviar una PO real de NSP en vivo. Mostrar en menos de 3 min: Draft en QB · mensaje en Slack · audit log en el panel.

Fase 4 — 2 semanas

Inbox Copilot — Agente 2

1

Conectar Custom GPTs como Assistants de OpenAI. Probar consulta manual a cada uno.

2

Clasificador de emails: tipos A/B/C/D/X + prioridad + sentiment_score + buying_intent. Probar con 20 emails reales. Meta: 85% precisión.

3

Generador de borradores con contexto de Assistants. Estilo de Jovan: directo, técnico, confiable. Sin precio sin consultar cache.

4

HubSpot acciones autónomas: crear contacto (tipo D), actualizar deal stage (confidence >0.85), poblar sentiment_score.

1

Crear WF-002 en n8n: Gmail Trigger (jovan@) → triage → draft → Gmail Create Draft → Label → Slack si prioridad alta.

2

Prueba en vivo: activar para una mañana. Jovan revisa cada borrador: ✅ Correcto · ✍️ Lo ajustaría · ❌ Equivocado.

3

Ajustar el prompt según feedback de Jovan. Iterar hasta que 80%+ de borradores sean aprovechados sin cambios.

Reunión 4 — Revisión Inbox Agent (20 min)

• ¿Cuántos borradores aprovechaste sin modificar?
• ¿Cuáles tuviste que reescribir mucho?
• ¿Hay algún tipo de email que el agente no maneja bien?
• ¿El tono de los borradores suena como tú?

Fase 5 — 2 semanas

Agentes 3 y 4 + Sistema Completo

⚙️ Operations Agent

Confirmar plataforma (Airtable/ClickUp/Trello). Configurar API client en Hermes. Crear WF-003 (Schedule 8AM Mon-Fri). Probar: ¿el resumen del lunes tiene info correcta?

🔗 Onboarding Agent

Webhook HubSpot "Closed Won" → enviar formularios → extraer datos PDF → verificar EIN/resale cert → crear cliente en QB vía QBWC. WF-004.

🛑 Kill Switch — WF-005

Crear WF-005. Agregar botón en Control Panel. Probar: activar → verificar que n8n desactiva todos los workflows → reactivar. Acceso: solo Jovan y Pablo.

Reunión 5 — Demo final y entrega (45 min)

Con Jovan + equipo contabilidad. Agenda: Demo 4 agentes → Walkthrough Control Panel → Kill Switch → Preguntas → Confirmar retainer mensual.

Señales de alerta

Si algo falla, parar y resolver

QBWC muestra "Waiting for first request" permanentemente

El endpoint SOAP /qbwc no responde. Verificar: Hermes API accesible desde internet · URL en .QWC es HTTPS (no HTTP) · credenciales SOAP coinciden con Coolify.

QBWC ejecuta trabajos pero todos fallan

Revisar qbwc_jobs_queue.error_message. Causas posibles: QBXML mal formado · archivo .QBW incorrecto · QB en modo multi-user.

Extractor de POs falla en más del 20% de los casos

Los PDFs son imágenes escaneadas, no texto. Agregar OCR antes de pasar el PDF a Claude.

n8n no detecta emails nuevos

El token de Gmail expiró o los permisos OAuth no incluyen gmail.readonly. Regenerar credenciales en Google Cloud Console.

Los precios no coinciden con QB aunque deberían

El nombre del item en la PO no coincide con el código en QB. Mejorar el mapeo de items: "National Steak Processors" → "NSP" en QB.

HubSpot no recibe actualizaciones

Verificar que el Private App token tiene scopes correctos: crm.objects.deals.write y crm.objects.contacts.write. Verificar pipeline ID.

Timeline

10 Semanas — Plan de Ejecución

Semana 1–2 · Discovery + Infra

Reuniones de discovery + Setup de infraestructura completa

Kick-off con Jovan + observación QB en vivo
VPS · Coolify · n8n · PostgreSQL · Redis · Hermes API
Gmail API · Slack Bot · OpenAI Assistants configurados
QBWC instalado y conectado en Medley, FL

Entregable: Toda la infra verde. QBWC responde. n8n ve emails de Gmail.

Semana 3–5 · POC Contable

Agente 1 — QB Accounting Agent completo

Extractor de POs con Claude API
Validación contra QB Cache
QBWC: job queue para Sales Order Draft
WF-001 completo en n8n
Pruebas con 10 POs reales + demo con Jovan

Entregable: PO de NSP → Draft en QB + Slack en <3 min.

Semana 6–7 · Inbox Copilot

Agente 2 — Email Intelligence + HubSpot autónomo

Clasificador: tipos A/B/C/D/X + sentiment
Draft generator con contexto de Assistants
HubSpot: crear contactos, actualizar deal stage
WF-002 en n8n · prueba con 20 emails reales

Entregable: 10 emails de Jovan procesados, borradores en Gmail, HubSpot actualizado.

Semana 8–9 · Ops + Onboarding

Agentes 3 y 4 + Control Panel + Kill Switch

Operations: resumen diario + alertas de tareas (WF-003)
Onboarding: HubSpot Closed Won → forms → QB (WF-004)
Kill Switch (WF-005) con botón en Control Panel
Control Panel completo: dashboard, borradores, alertas, audit log

Entregable: Sistema completo en staging con los 4 agentes. Demo con equipo.

Semana 10 · Producción

Deploy a producción + capacitación + retainer activo

Deploy con datos reales · monitoreo intensivo 5 días
Ajuste de prompts según feedback de Jovan
Sesión de capacitación: Jovan y equipo contable
Documentación final entregada

Entregable: Sistema en producción. Retainer mensual activado.

Reuniones clave

5 Reuniones — Resumen

#	Reunión	Con quién	Cuándo	Duración
1	Kick-off discovery	Jovan	Semana 1	60 min
2	Observación QB en vivo	Contabilidad	Semana 1	45 min
3	Demo POC Contable	Jovan + Contabilidad	Semana 5	30 min
4	Revisión Inbox Agent	Jovan	Semana 7	20 min
5	Demo final y entrega	Jovan + equipo	Semana 10	45 min

Elaborado por

Coordenadas Agency

Junio 2026 · Versión 2.0

Actualizado con feedback de Jovan — QBWC · Assistants API · Onboarding · HubSpot autónomo

Blueprint Operativo
IA para Factronics

Visión General del Sistema

Tecnología por Componente

Flujo del QuickBooks Web Connector

Los 4 Agentes Hermes

Seguridad y Compliance

Estimado Mensual de Operación

Cómo medimos el éxito

Guía de Ejecución Paso a Paso

Inputs necesarios antes de cualquier código

Discovery

Setup de Infraestructura

POC Contable — Agente 1

Inbox Copilot — Agente 2

Agentes 3 y 4 + Sistema Completo

Si algo falla, parar y resolver

10 Semanas — Plan de Ejecución

5 Reuniones — Resumen

Blueprint OperativoIA para Factronics

Visión General del Sistema

Tecnología por Componente

Flujo del QuickBooks Web Connector

Los 4 Agentes Hermes

Seguridad y Compliance

Estimado Mensual de Operación

Cómo medimos el éxito

Guía de Ejecución Paso a Paso

Inputs necesarios antes de cualquier código

Discovery

Setup de Infraestructura

POC Contable — Agente 1

Inbox Copilot — Agente 2

Agentes 3 y 4 + Sistema Completo

Si algo falla, parar y resolver

10 Semanas — Plan de Ejecución

5 Reuniones — Resumen

Blueprint Operativo
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