Coordenadas

Propuesta de Ecosistema IA

Hermes — Factronics USA · FACCA Caracas

Propuesta Confidencial · Junio 2026

Hermes: el ecosistema de agentes IA para Factronics

Automatización inteligente de operaciones contables, comerciales y administrativas para Factronics USA y FACCA Caracas. Preparada para Jovan Gutic por el equipo de Coordenadas.

4 Agentes IA QuickBooks Web Connector OpenAI Assistants HubSpot autónomo 10 semanas de construcción
4 Agentes IA
5 Workflows n8n
10 Semanas a producción
85% Automatización
$7,500 Inversión del proyecto
Resumen para Jovan

Esta propuesta presenta Hermes, el ecosistema de agentes de inteligencia artificial diseñado para automatizar las operaciones contables, comerciales y administrativas de Factronics USA y su contraparte en Caracas, FACCA.

Hermes está compuesto por cuatro agentes especializados orquestados por una API central, conectados a QuickBooks Desktop mediante el Web Connector oficial, a HubSpot de forma bidireccional, y a los Custom GPTs técnicos que Factronics ya tiene entrenados en OpenAI.

A continuación se detalla el problema que resuelve, la arquitectura completa, los cuatro agentes y los cinco workflows que los conectan, el cronograma de diez semanas, los resultados esperados y, al final, el alcance, la inversión y las condiciones comerciales.

La línea base El costo de lo manual
17.9
horas
Procesamiento de órdenes de compra (QB) en 5 meses
43 POs manuales
7.7
horas
Triaje de inbox en 5 meses
~500 correos procesados
4.3
horas
Redacción de respuestas en 5 meses
Borradores desde cero

Procesos sin automatizar

El onboarding de nuevos clientes es completamente manual, las tareas operativas se rastrean en archivos sueltos y dispersos, y los certificados de reventa no tienen ningún tipo de monitoreo o seguimiento de vencimiento.

Arquitectura El ecosistema Hermes
HOSTINGER VPS — CLOUD SERVIDOR LOCAL — MEDLEY, FL Coolify Orquestador de contenedores PostgreSQL Estado + logs + colas Redis Colas + sesiones n8n Orquestación de workflows HERMES API — ORQUESTADOR CENTRAL Agente Contable PO → Sales Order Draft Inbox Copilot Triaje + drafts + HubSpot Operations Alertas vía API externa Onboarding Forms → verificación → QB OpenAI Assistants Custom GPTs técnicos Control Panel Dashboard para Jovan Gmail API accounting@ + jovan@ HubSpot CRM Deals + contactos QuickBooks Desktop 2024 Premier ME Servidor Windows dedicado QB Web Connector Polling SOAP c/60s — sin tunnel Slack #ops-hermes Cloudflare DNS + dominio HTTPS polling Los agentes consultan QB a través del QBWC vía cola de trabajos PostgreSQL (qbwc_jobs_queue)

Zona izquierda: infraestructura en Hostinger VPS (cloud). Zona derecha: servidor Windows dedicado en Medley, FL, donde corre QuickBooks Desktop con su Web Connector.

Tecnología El stack
Hostinger
VPS KVM 2 · Ubuntu
Coolify
PaaS · Docker Swarm
n8n
Workflow engine
Claude API
Anthropic · orquestación
OpenAI
Assistants API · Custom GPTs
PostgreSQL
Estado + auditoría
QuickBooks WC
Web Connector oficial
Cloudflare
DNS + seguridad
Gmail API
accounting@ + jovan@
Slack
#ops-hermes
HubSpot
CRM + pipelines
Python / FastAPI
Backend de Hermes
Los agentes 4 agentes, 1 ecosistema
01

Agente Contable

PO → Sales Order Draft en QuickBooks

Procesa órdenes de compra en PDF recibidas en accounting@, extrae los datos con Claude, valida contra la caché de QuickBooks, y crea el draft correspondiente en QB a través del Web Connector. Las discrepancias de precio se envían a revisión humana.

Trigger: email con PDF QBWC Job Queue Tolerancia ±2%
Flujo: PDF → extracción con Claude → validar cliente e ítems en QB Cache → si está correcto, se inserta QBXML en qbwc_jobs_queue → QBWC ejecuta → Slack notifica.
Si hay discrepancia: no se crea el draft, se genera un borrador de email aclaratorio al cliente y se envía una alerta a Slack.
02

Inbox Copilot

Triaje, borradores y HubSpot autónomo

Clasifica los correos de jovan@ por tipo y urgencia, genera borradores técnicos usando los Custom GPTs de Factronics a través de OpenAI Assistants, y actualiza HubSpot de forma autónoma.

5 tipos (A–E) OpenAI Assistants Análisis de sentimiento
Clasificación: A = Técnico, B = Administrativo, C = Soporte, D = Lead/Marketing, X = Sin acción.
HubSpot autónomo: sentiment score + intención de compra avanzan los deals dentro del pipeline. Crea contactos y tickets automáticamente, solo cuando la confianza es mayor a 0.85.
03

Operations Supervisor

Alertas vía API de tareas externa

Audita la plataforma de gestión de tareas (Airtable, ClickUp o Trello) vía API, monitorea fechas límite y responsables, y envía resúmenes diarios a Jovan por Slack.

Impulsado por API 3 disparadores diarios Sin hojas de cálculo
Horarios: 8:00 AM (resumen del día), cada hora (tareas vencidas), 5:00 PM (cierre del día).
Fuentes: API de tareas, deals activos en HubSpot y el canal de Slack #operaciones.
04

Onboarding Automático

HubSpot → formularios → verificación → QB

Cuando un deal llega a "Closed Won" en HubSpot, envía los formularios de registro al cliente, extrae los datos de los PDFs que devuelve, los verifica en fuentes públicas y crea el cliente en QuickBooks.

HubSpot webhook Extracción de PDF Verificación web
Flujo: deal en HubSpot dispara el envío de formularios → se recibe el PDF → se extraen los datos con Claude → se verifica el EIN y el certificado de reventa en la web → se crea el cliente en QB vía QBWC → se actualiza HubSpot.
Si la confianza es baja: pasa a revisión humana junto con un borrador de email para el equipo contable.

Haz clic sobre cada agente para ver el detalle de su funcionamiento.

Automatización Los 5 workflows
WF-001

PO Processing

Gmail trigger (accounting@)
PDF → Hermes (extracción con Claude)
Validar cliente e ítems en QB Cache
Insertar QBXML en qbwc_jobs_queue
QBWC ejecuta → Slack notifica
Crítico POC
WF-002

Inbox Triage

Gmail trigger (jovan@)
Clasificar tipo, prioridad y sentimiento
Generar draft con OpenAI Assistants
Actualizar HubSpot (contacto/deal)
Draft en Gmail + Slack si la prioridad es alta
Alto HubSpot
WF-003

Daily Ops Report

Programado, 8 AM lunes a viernes
API de tareas (Airtable, ClickUp o Trello)
Deals activos en HubSpot
Pendientes en Slack #operaciones
Resumen con Claude → Slack #ops-jovan
Medio Diario
WF-004

Client Onboarding

Webhook de HubSpot: deal a "Closed Won"
Enviar formularios de registro al cliente
Recibir PDF → extraer datos con Claude
Verificación web (EIN, certificado de reventa)
Crear cliente en QB vía QBWC
Medio Onboarding
WF-005

Kill Switch

Webhook: POST /killswitch
Desactiva todos los triggers de n8n
Hermes API rechaza peticiones (503)
QBWC deja de recibir trabajos
Alerta al equipo en Slack
Seguridad Emergencia
5
Workflows
n8n conecta los disparadores del mundo real con los agentes de Hermes.
3 Schedule 1 Gmail 1 Webhook
Ejecución 10 semanas a producción
S1S2S3S4S5 S6S7S8S9S10
Foundation
Host + Coolify
VPS · Coolify · n8n · APIs
Conectividad
QBWC + SOAP
QBWC · Endpoint SOAP · Cache
POC Contable
Agente 1
Hermes API + Extractor PO + QBWC Jobs
Inbox Copilot
Agente 2
Assistants API + Triage + HubSpot
Ops + Onboard
Agentes 3 y 4
Task API + Forms + Verification
Producción
Go live
Deploy · Monitoreo · Ajuste
Semana 3: QBWC conectado Semana 5: Demo PO → QB Draft Semana 7: Inbox + HubSpot Semana 9: Sistema completo Semana 10: Producción
Resultados Antes vs. después
Procesamiento QB 17.9h → <2.5h / 5 meses
Línea baseReducción 86%
Triaje de inbox 7.7h → <2h / 5 meses
Línea baseReducción 75%
Redacción de respuestas 4.3h → 90% automatizado
Línea base90% automático
Tiempo PO → QB Draft ~7 min → <3 min
Línea base57% más rápido
Onboarding de clientes Días por semana → <24h
Proceso manual95% más rápido
4
Agentes IA
10
Semanas
98%
Precisión esperada
Próximos pasos Manos a la obra
  1. 1

    Confirmar el servidor Windows dedicado para QB.Máquina exclusiva para QuickBooks Desktop, encendida de lunes a viernes de 7 AM a 7 PM ET.

  2. 2

    Compartir los Custom GPTs de Factronics.Los IDs de los asistentes de OpenAI ya entrenados con la documentación técnica.

  3. 3

    Confirmar la plataforma de tareas.Airtable, ClickUp o Trello — la que ya estén usando o la que prefieran.

  4. 4

    Aprovisionar Hostinger VPS y dominio.KVM 2, Ubuntu 22.04, datacenter en USA East.

Siguiente paso: kick-off discovery con Jovan
Propuesta comercial Alcance del proyecto

Incluye

  • Diseño e implementación de la arquitectura completa
  • Configuración de Hostinger VPS + Coolify + n8n
  • Implementación de QB Web Connector (endpoint SOAP)
  • Desarrollo completo de la API de Hermes (4 agentes)
  • 5 workflows de n8n (WF-001 al WF-005)
  • Integración con OpenAI Assistants API
  • Integración bidireccional y autónoma con HubSpot
  • Control Panel — dashboard para Jovan
  • PostgreSQL: esquemas, migraciones y auditoría
  • Documentación operativa completa
  • Capacitación del equipo de Factronics

No incluye

  • Costos de infraestructura en la nube (Hostinger, APIs)
  • Licencias de software de terceros (QB Desktop, etc.)
  • Hardware físico (servidor Windows para QB)
  • Hosting y dominio de terceros (factronic-ops.com)
  • Migración de datos históricos de QB o HubSpot
  • Desarrollo de nuevos Custom GPTs en OpenAI (ya existen)
Propuesta comercial Inversión
Construcción del ecosistema (10 semanas)
$7,500
En 4 pagos de $1,875
Forma de pago
Pago 1 · $1,875
Semana 1 — Firma e inicio del proyecto
Pago 2 · $1,875
Semana 4 — Fin del primer mes de build
Pago 3 · $1,875
Semana 8 — Fin del segundo mes de build
Pago 4 · $1,875
Semana 10 — Entrega final del sistema
Paquete mensual combinado · $1,120/mes
Marketing Factronics USA
$750/mes — servicio actual
Marketing Factronics Venezuela
Cuenta nueva incluida
Mantenimiento Hermes
Soporte técnico, ajuste de prompts, monitoreo, actualizaciones de API y 1 revisión mensual de KPIs
Costo operativo mensual estimado (no incluido)
Hostinger VPS (KVM 2)~$15–20/mes Claude API (orquestación)~$120–200/mes OpenAI Assistants API~$20–40/mes Cloudflare + dominio~$3–5/mes Total infraestructura~$158–265/mes
Propuesta comercial Retorno de inversión
~30h
Ahorradas por mes
Procesamiento QB + inbox + borradores
<4
Meses de recuperación
ROI basado en horas administrativas recuperadas
85%
Automatización
De los procesos contables y administrativos medidos
Propuesta comercial Entregables clave
Hermes API
Código completo en GitHub privado
Workflows n8n
5 workflows importables
Control Panel
Dashboard desplegado en Coolify
Documentación
Guía de operación y troubleshooting
Capacitación
Sesión con Jovan y el equipo contable
Soporte 30 días
Post-producción incluido
Propuesta comercial Condiciones

  • Factronics provee acceso a entornos sandbox o demo de QuickBooks, Google Workspace, Slack y HubSpot para pruebas.

  • Factronics designa un punto de contacto técnico con acceso a los sistemas durante la fase de implementación.

  • Los costos de API (Claude, OpenAI, Hostinger) corren por cuenta de Factronics desde el día 1.

  • El código de Hermes API se entrega en un repositorio privado de GitHub. La propiedad intelectual se transfiere a Factronics al completar el pago total.

  • Disponibilidad del equipo de Coordenadas: respuesta en menos de 24 horas hábiles durante la construcción. Emergencias en producción: menos de 4 horas.

Hermes convierte cinco meses de tareas manuales —17.9 horas en QuickBooks, 7.7 horas en triaje de inbox y 4.3 horas redactando respuestas— en un ecosistema de 4 agentes orquestados que opera de forma continua, con una recuperación de la inversión estimada en menos de 4 meses.

Esta propuesta tiene validez por 30 días a partir de su presentación.

Pablo Esparza Jimenez
COO y Co-Fundador, Coordenadas.co
Coordenadas Agency · Junio 2026 · Versión 2.0