# Kickoff SOP Procedimiento operativo estándar del kickoff: lo que el equipo ejecuta en el momento en que un cliente dice que sí. Está escrito para que lo pueda correr alguien que no estuvo en la llamada de venta, usando solo lo que queda documentado en el contrato, el invoice y el formulario de intake. Fuente de precios, términos y nombres de archivo: `00_PROCESS/SOURCES.md`. Fuente del estándar de la primera semana: `05_projects/07_plan_de_venta_coordenadas.md` sección 5, punto 5. Fuente del patrón real de arranque condicionado al pago: correo real de kickoff de Pablo a Jovan, recogido en `01_knowledge_base/rules/tono-de-voz-pablo-comunicacion-clientes.md`. --- ## 1. Objetivo, disparo y dueño **Objetivo:** que cualquier cliente nuevo arranque con el mismo estándar, sin importar quién cerró la venta ni quién ejecuta el kickoff. **Cuándo se dispara:** en el momento en que se cumplen los tres pre-requisitos de la sección 2. No antes. **Dueño del SOP:** Pablo Esparza Jiménez (COO / Co-Founder) dispara y coordina el kickoff comercial. La ejecución operativa de cada paso recae en el equipo de entrega del servicio contratado. --- ## 2. Pre-requisitos antes de disparar el kickoff No se dispara el kickoff si falta cualquiera de estos tres puntos: 1. **Contrato firmado o en proceso de firma.** El contrato correspondiente de `03_CONTRACTS` (ES o EN) enviado por GoHighLevel con enlace de firma digital. 2. **Invoice emitido.** El invoice del primer pago o primer hito, según los términos de `SOURCES.md` sección 3 (50% a la firma en one-time, mes completo por anticipado en retainers, 4 pagos de $1,875 USD en C11). 3. **Forma de intake elegida.** El formulario de `04_FORMS` (F01 a F10) que corresponde al servicio contratado, identificado y listo para enviarse al cliente. --- ## 3. Línea de tiempo día a día Días relativos desde el inicio formal (Día 0). El inicio formal es la fecha que se comunica al cliente en `E4_kickoff_start`, y esa fecha está condicionada a la recepción del primer pago (ver sección 4). | Día | Qué se hace | Quién | Input requerido | Output | Artefacto del kit | Cómo se verifica | |---|---|---|---|---|---|---| | Día 0 | Inicio formal. Arranca una fase corta de planificación de nuestro lado. | Pablo Esparza Jiménez | Contrato firmado o en firma, invoice emitido | `E4_kickoff_start` enviado con la fecha de inicio | `E4_kickoff_start` | El correo salió y el cliente lo confirmó de recibido | | Día 0 a Día 5 | Se corre el Marketing Brain / fase de inteligencia de marca sobre el cliente nuevo. | Equipo de entrega del servicio | Formulario de intake respondido (F01 a F10) | Marketing Brain y carpeta de investigación del cliente | Formulario de intake correspondiente | El Marketing Brain existe como entregable, sin secciones vacías ni inventadas | | Día 5 | Intake meeting con el cliente. | Pablo Esparza Jiménez + equipo de entrega | Disponibilidad del cliente, punto de contacto técnico | Inputs faltantes resueltos, alcance confirmado en vivo | Formulario de intake correspondiente | Hay una reunión registrada y notas de la reunión | | Día 5 a Día 9 | Construcción del primer plan o entregable fundacional del servicio contratado. | Equipo de entrega del servicio | Marketing Brain + resultado de la intake meeting | Primer plan o entregable fundacional en borrador | `CYCLE_CONTEXT.md` en construcción | El borrador existe y está listo para presentar el Día 10 | | Día 5 a Día 10 | Se crea `CYCLE_CONTEXT.md` dentro de `03_monthly_cycles/` del cliente. | Equipo de entrega del servicio | Resultado de la intake meeting | `CYCLE_CONTEXT.md` creado | `CYCLE_CONTEXT.md` | El archivo existe en la carpeta del ciclo del cliente. Día exacto de creación: `[[PENDING: dia exacto de creacion de CYCLE_CONTEXT.md dentro de la ventana Dia 5 a Dia 10]]` | | Día 10 | Se presenta al cliente el primer plan o entregable fundacional. | Pablo Esparza Jiménez + equipo de entrega | Primer plan/entregable en borrador aprobado internamente | Primer plan presentado al cliente | Entregable fundacional del servicio contratado | El cliente recibió la presentación y quedó registrada su reacción o aprobación | Cualquier duración no cubierta por esta tabla queda marcada así, en lugar de inventarse: `[[PENDING: duracion no documentada para este paso especifico]]`. --- ## 4. La regla de inicio condicionado al pago El inicio formal del trabajo queda condicionado a la recepción del primer pago. Esto se comunica al cliente de forma directa, sin rodeos, siguiendo el patrón real usado por Coordenadas: > Para marcar una fecha de inicio: el [fecha] arrancamos formalmente con una fase corta de > planificación de nuestro lado, condicionada a la recepción de este primer pago, y el [fecha +5] > empezamos ya la conexión técnica con sus sistemas. **Por qué:** la fecha de inicio comunicada no es una promesa en el aire, es una fecha que depende de un hecho verificable (el pago). Decirlo así, de forma transparente, evita que el cliente asuma un inicio que todavía no está confirmado, y evita que Coordenadas comprometa equipo y tiempo antes de que el compromiso económico esté cerrado. Es también una extensión del filtro de calificación de la Etapa 2 del `Client_Journey_Map.md`: un cliente de carril izquierdo invierte y cumple sus compromisos, y el primer pago es la primera prueba concreta de eso. Si el pago no llega a tiempo para la fecha comunicada, se envía el fallback `E5_inicio_condicionado`, explicando con la misma transparencia que el inicio queda en espera hasta que el pago se confirme. --- ## 5. Procedimiento de envío de contrato e invoice vía GoHighLevel 1. Se prepara el contrato correspondiente de `03_CONTRACTS` (ES o EN) con las cláusulas acordadas en la conversación de cierre. 2. Se envía por GoHighLevel con el enlace de firma digital. `[[PENDING: documento de firma GHL y cuenta remitente]]` 3. Firmantes autorizados del lado de Coordenadas: Iván Darío Hincapié o Pablo Esparza Jiménez (COO / Co-Founder), según `SOURCES.md` sección 1. `[[PENDING: politica de autoridad de firma, Ivan solo, Pablo solo, o ambos obligatorios segun rango de monto?]]` 4. Se emite el invoice del primer pago o hito en paralelo al envío del contrato. 5. Se confirma al cliente por correo (`E4_kickoff_start`) que ambos documentos quedaron enviados, siguiendo el patrón real: numerar lo que Coordenadas envía, numerar lo que falta del lado del cliente, y poner la fecha de inicio condicionada al pago. --- ## 6. Qué pedimos al cliente y por qué | Qué pedimos | Por qué | |---|---| | Firma del contrato | Formaliza el alcance y protege a ambas partes. La propiedad intelectual se transfiere al cliente solo contra pago total (`SOURCES.md` sección 3), así que el contrato firmado es la base de esa transferencia. | | Pago del primer hito o primer mes | Condiciona el inicio formal del trabajo (sección 4). Evita que Coordenadas comprometa equipo y tiempo antes de que el compromiso económico esté cerrado. | | Formulario de intake (F01 a F10 según el servicio) | Alimenta el Marketing Brain o el setup técnico con información real del cliente, en vez de que el equipo trabaje sobre supuestos. | | Accesos o credenciales del servicio contratado (ejemplo: sandbox de QuickBooks, HubSpot, Slack y Google Workspace en C11) | Sin acceso no hay forma de ejecutar el trabajo técnico. Pedir acceso sandbox primero protege al cliente mientras se valida el trabajo. | | Punto de contacto técnico | Acelera la resolución de bloqueos de integración y evita demoras por no tener un interlocutor con autoridad técnica del lado del cliente. | | Reunión con el gerente general, si no ocurrió en la calificación | Coordenadas no cierra ni ejecuta sin conocer al dueño o gerente general. Evita construir sobre lo que pidió un gerente de marketing u operaciones cuando el gerente general quería otra cosa. | | Referencias visuales, bancos de diseño o reportes anteriores | Evita gastar rondas de revisión adivinando el gusto estético del cliente. Es más rápido que el cliente elija sobre referencias reales que crear a ciegas y corregir después. | | Aprobación escrita en cada ronda de revisión | Formaliza el checkpoint de las 3 rondas de revisión incluidas por entregable (`SOURCES.md` sección 3) y evita trabajo adicional no cubierto por el alcance firmado. | --- ## 7. Escalación y manejo de excepciones **El cliente no paga dentro de la tolerancia de 1.5 semanas.** El trabajo se pausa de forma automática, siguiendo la redacción canónica de `SOURCES.md` sección 3: la pausa no genera penalidad para Coordenadas ni extiende los plazos comprometidos a su cargo. Se envía el fallback `E5_inicio_condicionado` si la pausa ocurre antes de arrancar, o el recordatorio equivalente de `07_CHECKLISTS/Finance_Checklist.md` si ocurre durante el ciclo. **Los inputs del cliente no llegan.** El Marketing Brain y el primer plan documentan cada hueco de información como un punto pendiente, en lugar de rellenarlo con supuestos. `[[PENDING: politica de cuantos dias se espera por inputs del cliente antes de pausar o replanificar el kickoff]]` **El cliente pide cambios de alcance durante el kickoff.** No se ejecuta ningún cambio de alcance dentro del kickoff sin un SOW separado, según `SOURCES.md` sección 3 ("Cambios de alcance: Requieren un SOW separado"). El cambio se cotiza y se firma aparte antes de tocar el trabajo en curso. --- ## 8. Handoff al ciclo mensual Al cierre del kickoff, el cliente queda instalado dentro de la estructura de ciclos mensuales de su marca: `Brands//03_monthly_cycles//`. El `CYCLE_CONTEXT.md` creado durante el kickoff (sección 3, Día 5 a Día 10) es el punto de entrada a esa estructura. Desde ese momento, el cliente pasa a correr bajo el pipeline de etapas numeradas del ciclo mensual (`01_content-plan`, `02_carousel-prompts` / `02_blog-posts` / `02_infographic-briefs`, `03_image-generation`, `04_monthly-drop-landing-page`), y las entregas periódicas se comunican con `E7_drop_del_mes` y se cobran con `E8_recordatorio_pago` si hay mora, según la Etapa 7 de `Client_Journey_Map.md`. --- ## 9. Checklist interno de cierre del kickoff - [ ] Contrato firmado (o en firma) y confirmado en el expediente del cliente. - [ ] Invoice del primer pago o hito emitido y pago confirmado o en tolerancia. - [ ] Formulario de intake (F01 a F10) enviado y respondido. - [ ] Marketing Brain o fase de planificación corrida dentro de los primeros 5 días. - [ ] Intake meeting realizada y notas guardadas. - [ ] `CYCLE_CONTEXT.md` creado dentro de `03_monthly_cycles/` del cliente. - [ ] Primer plan o entregable fundacional presentado al cliente el Día 10. - [ ] `07_CHECKLISTS/Kickoff_Checklist.md` completado y sin puntos abiertos. - [ ] Ningún cambio de alcance se ejecutó sin un SOW separado. - [ ] Todo punto pendiente de información del cliente quedó anotado como pendiente, no como supuesto.